6.11.2012

Hankintakilpailutuksen miinat voi välttää

Helsingin Energialla ei mennyt kilpailutus ns. putkeen. Markkinaoikeus toteaa tuoreessa päätöksessään:
"Vertailutaulukoista ei ole käynyt ilmi, miten tarjouksia on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta, mihin konkreettisiin tarjouksista ilmenneisiin seikkoihin tarjousten vertailu ja piste-erot ovat kunkin vertailuperusteen osalta perustuneet ja mihin konkreettisiin seikkoihin valittajan saamat toimintakuvauspisteet ovat perustuneet. Hankintapäätösten perusteella ei siten ole ollut mahdollista tehdä johtopäätöstä siitä, miten hankintayksiköt ovat vertailleet saamiaan tarjouksia." (Tekniikka ja Talous 6.11.2012: "Perustelut puuttuivat - Helsingin Energian 60 miljoonan hankinta kumottiin")
Vaikka esimerkki ei ole suoraan media-alalta, se on tuore muistutus realiteeteista. Myös Kirkko ja Kaupunki -lehti painiskelee venähtäneessä kilpailutusprosessissa. Niin ikään terveydenhuollon Apotti-hankkeen kilpailutus on kuumentanut tunteita monessa suunnassa.

Julkinen hankintakilpailutus on taitolaji, jossa tervettä järkeä ja kärsivällisyyttä usein koetellaan. Sen takana on kuitenkin arvokas tavoite tehdä läpinäkyväksi verovarojen käyttöä:
Lain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. (Finlex: Laki julkisista hankinnoista)
Olen ollut verkkopalvelujen kilpailutuksissa mukana niin toimittajan kuin asiakkaankin puolella ja huomannut, että resurssien tai aikataulujen kireyden takia usein nipistetään olennaisesta: prosessissa pitää olla mukana riittävästi tietoa siitä, mitä ollaan tilaamassa ja tarjoamassa. Juristien ja pomojen lisäksi kannattaa hyödyntää monipuolisesti asiantuntijoita, joiden elämään tuleva hankinta konkreettisesti vaikuttaa.

Hankintaan ryhtyvän pitää määritellä valintakriteerit taiten, että kriteerien avulla saadaan tarjouksiin oikeat painopisteet, ja että ne mahdollistavat riittävän määrän liikkumavaraa valinnassa. Halvin ei ole aina paras, yrityksen referenssit eivät ehkä kerro toteuttavan tiimin osaamisesta ja jotenkin pitäisi myös arvioida toimittajan sitoutumista projektiin. Aina ei kannata niitata tilattavaa sisältöä liian pikkutarkasti kiinni, jotta saadaan riittävästi erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Toisaalta, mitä täsmällisemmin tiedetään tarpeet, sitä tarkempi hinta-arvio saadaan. Tarjousten arviointi, päätöksenteon taustojen dokumentointi ja avaaminen on tarkka paikka, joka kannattaa tehdä huolella.

Mitä pedantimmin hoitaa menettelyn kaikkine muotosääntöineen ja käyttää siihen reilusti aikaa, sitä nopeammin pääsee itse projektiin käsiksi. Tarjouksiin satsanneet toimittajat taistelevat aivan oikeutetusti asiakkuuksista viimeiseen oljenkorteen saakka.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti